Порядок оформления дел для архива

Подробности

Создано 17.05.2016 13:59

Опубликовано 17.05.2016 13:59

Просмотров: 1977

Основные виды документов.

Как формировать и хранить документы по личному составу. Они создаются в процессе деятельности каждой организации (прежде всего кадровой и финансовой служб) и содержат информацию о трудовом стаже, размере оплаты труда, получении сотрудниками имущественных и льготных прав. Поэтому сохранность и учет документов по личному составу для возможности их использования в случае необходимости является обязанностью каждого работодателя.

Типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:

- при распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);

- личные дела и личные карточки;

- наличные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);

- лицевые счета или ведомости начисления заработной платы;

- документы по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);

- документы по награждению работников (представления, копии решений и др.);

- документы по тарификации и аттестации (протоколы и др.) рабочих мест, связанных с вредными условиями труда.

Для определения сроков хранения различных документов используют номенклатуру дел организации за соответствующий год. В случае необходимости, дополнительно применяют в работе действующий типовой перечень. Возможно, для некоторых организаций составлен ведомственный или отраслевой перечень, тогда в первую очередь, естественно, нужен именно он.

Основное внимание следует обратить на документы, которые предстоит хранить более 10 лет (часть из них – 75 лет). Такие документы требуют проведения упорядочения в соответствии с нормативными требованиями, что подразумевает проведение экспертизы ценности документов, подшивку в твердую обложку (или переплет дела) и передачу на хранение в архив предприятия.

Если сильно упростить ситуацию, то экспертиза ценности документов предполагает проведение проверки наличия в деле только правильно оформленных документов (в т.ч. подписанных, зарегистрированных, в случае необходимости заверенных печатью и т.п.). Если выявлены неправильно оформленные экземпляры, дубликаты, черновики (они даже могут не иметь юридической силы), то прилагаем усилия по исправлению ситуации.

Что необходимо сделать для долговременного хранения

Порядок упорядочивания документов по личному составу:

1. Используя нормативные перечни документов, определяем сроки хранения (прежде всего, документы с длительными сроками хранения – 15 и 75 лет);
2. Обеспечиваем правильное формирование отобранных дел по личному составу (для этого часто систематизируют документы в деле);
3. Технически оформить дело (т.е. провести нумерацию листов, оформление листа-заверителя, титульного листа, обложки дела, подшивку и оклеивание дела);
4. Составить опись дел по личному составу;
5. Обеспечить сохранность. Для этого определить место их хранения (это может быть архив вашей организации).

Если организация ликвидируется или проходит через процедуру реорганизации, документы передаются правопреемнику, вышестоящей организации или в Трудовой архив.

Иными словами, документы по личному составу (именно долговременного хранения) при любом развитии ситуации должны быть упорядочены по установленным правилам, чтобы в случае необходимости к ним была возможность обращения заинтересованных лиц (чаще всего – ранее работавших в организации для получения каких-либо справок).

Вниманию руководителей предприятий, организаций и учреждений – распорядителей архивных документов!

Необходимо обеспечить сохранность, не допустить порчи, утери и самовольного уничтожения документов Национального Архивного Фонда Украины. В том числе документов по личному составу, документов длительного и временного хранения органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, ранее функционировавших на территории Луганской Народной Республики, помнить об административной и уголовной ответственности за совершение акта противоправного характера в отношении сохранности документов.