Научно-техническое упорядочение документов в организациях в зоне комплектования архивного учреждения.

Подробности

Создано 17.05.2016 14:02

Опубликовано 17.05.2016 14:02

Просмотров: 1984

Одной из важнейших функций архивов всех уровней является использование документов. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами.

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически во всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются жители нашего города и района. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объём постоянно возрастает за счёт новых поступлений, причём с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а напротив постоянно возрастает. Поэтому и увеличивается количество лиц, интересующихся архивной информацией. Архивная служба строит свою работу по трём основным направлениям:

- формирование Архивного фонда;

- обеспечение сохранности и учёт документов;

- использование архивных документов.

Все эти направления, безусловно, важны, но именно работа по использованию архивных документов позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, свидетельствует об эффективности и общественной значимости их труда. Практика использования документов показывает, что тесное взаимодействие архивистов и потребителей информации является важнейшим фактором удовлетворения запросов общества.

Основным направлением работы архивного отдела Администрации города Краснодона и Краснодонского района является общедоступность и открытость информации, законность её поиска, получение и использование. Большинство поступающих запросов связано с подтверждением социальных прав граждан: трудового стажа, размера заработной платы, переименования организаций.

Также государственная услуга оказывается по запросам по восстановлению имущественных прав. Одним из главных критериев оценки эффективности деятельности является своевременное и качественное оказание услуг, повышение уровня удовлетворённости обратившихся граждан. Деятельность архивного отдела направлена на обеспечение доступными, т.е. бесплатными и качественными услугами, плюс профилактика коррупционных правонарушений, а также внутренний контроль.

Работниками архивного отдела постоянно проводится работа по подготовке и сдаче документов в архив. В архиве на сегодняшний день сформировано 445 фондов, находится 28763 единицы хранения.

Осуществляются мероприятия по организации сохранности документов архивного фонда их учёта, недопущения случаев утраты и хищений, по их реставрации. Ведётся работа по улучшению физического состояния дел за счёт подшивки в новые обложки и ремонт документов.

Значительную часть времени сотрудники архива уделяют исполнению запросов организаций и граждан. Запросы граждан исполняются по заявлениям, получаемых архивом как непосредственно от заявителей, посещающих архив, так и по почте, в том числе и электронной, в сроки, определённые законодательством. Если в архиве документов нет, даётся разъяснение о том, куда ещё можно обратиться.

Сотрудники отдела оказывают методическую помощь предприятиям, организациям и учреждениям, в т.ч. организациям-источникам комплектования Архивного фонда, которые передают документы на государственное хранение, по ведению архивного дела, проводятся семинары, мини-учёбы по делопроизводству.

Одна из важнейших задач архивистов - принять, сохранить и передать из поколения в поколение документы, в которых отражается жизнь и деятельность человечества.

Вся эта работа направлена на воспитание и уважение к национальному достоянию, как проявлению уважения к своей стране, формированию патриотического сознания. Именно архивные документы дают реальное представление о становлении, развитии и процветании нашего края.