Требования, предъявляемые к фондообразователям, при сдаче документов на хранение

Подробности

Создано 18.05.2016 09:31

Опубликовано 18.05.2016 09:31

Просмотров: 2256

С 2014 г. фактически прекратили свою деятельность на территории Луганской Народной Республики органы власти, органы местного самоуправления, часть предприятий, учреждений, организаций Украины. Созданные и зарегистрированные в Республике государственные органы, предприятия, хотя и выполняют аналогичные функции, не являются их правопреемниками. Однако, на хранении во вновь созданных организациях от их «предшественников» остался массив документов, часть из которых представляет культурную и историческую ценность и подлежит включению в состав Архивного фонда ЛНР, а часть затрагивает интересы граждан в части реализации социальных прав. С целью разрешения вопроса об использовании указанных документов в правовом поле, Главой подписано Распоряжение от 12.08.2015 № 387/02 «Об архивном фонде ЛНР, порядке и сроках передачи на государственное хранение архивных документов и организации их использования».

Распоряжением предусмотрено, что документы постоянного срока хранения органов госвласти, органов и структурных подразделений территориальных органов центральной исполнительной власти Украины, ОМС, предприятий, учреждений, организаций, которые работали на территории Луганской области и прекратили свою деятельность или выбыли на территорию Украины, подлежат передаче на хранение в Госархив ЛНР, архивные отделы и сектора.

Также введено понятие распорядителя документов. Распорядителями документов являются органы государственной власти, предприятия, учреждения Луганской Народной Республики с аналогичными функциями. Распорядители на основании первичных документов имеют право выдачи справок социально-правового характера, копий выписок из документов гражданам.

В соответствии с Распоряжением на Распорядителей возложена обязанность по упорядочению документов предшественников согласно архивным правилам.

Для хранения документов Архивного фонда Луганской Народной Республики, относящихся к собственности республики, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в органе государственной (исполнительной) власти, организации образуется архив (архивное подразделение).

Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архивное подразделение организации и на уничтожение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел.

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики (утверждена Постановлением Главы Луганской Народной Республики от 03.10.2014 №1/10/10/14) по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; приложения - вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа, помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях, помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дела со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке

С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования в управлениях и отделах органа исполнительной власти.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет документов в дела ( п. 2.2);

- нумерацию листов в деле ( п. 2.3);

- составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4);

- составление листа-заверителя дела ( п. 2.5);

- внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела ( п. 2.6).

В архив органа исполнительной власти (организации) передаются дела с исполненными документами постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел. Описи дел структурного подразделения составляются ответственным за делопроизводство непосредственно в структурном подразделении (например, отдел кадров составляет свои описи, бухгалтерия – на свои дела, отдел контроля – на свои и т. д. по структуре). Описи структурных подразделений являются основой для составления сводной описи дел по всей организации.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем передаются в архив органа исполнительной власти.

Личные дела уволенных работников органа исполнительной власти передаются в архив через десять лет после увольнения.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Документы органа исполнительной власти являются собственностью республики и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Государственным архивом Луганской Народной Республики, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Луганской Народной Республики как часть Архивного фонда Луганской Народной Республики или на уничтожение.

Перед передачей дел на постоянное хранение в архивные учреждения проводится проверка наличия и состояния документов и дел. Проверка наличия и состояния дел проводится также при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование (оформляется документально, приказ, назначается комиссия, составляется  акт розыска дел), по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Перед приемом документов в Госархив ЛНР (архивное учреждение) организация направляет на имя руководителя письмо с просьбой принять документы на хранение. В письме указывается количество документов, период, за который сдаются документы согласно описям дел, в случае отсутствия каких-либо дел это оговаривается в письме и указывается, какие меры приняты к их розыску. Если есть необходимость продлить сроки пользования какими-либо документами в связи с производственной необходимостью, то номера таких дел и просьба их оставить временно в организации также указывается в письме. (В письме должен быть контактный телефон исполнителя.)

Непосредственный прием документов на постоянное хранение осуществляется в Госархиве ЛНР специалистами отдела хранения, учета и справочного аппарата и в присутствии архивариуса предприятия.

Прием документов на постоянное хранение осуществляется по описям поединично, с частичным просмотром самих дел (нумерация, наличие в деле копий незаверенных, черновиков и т.п.). Описи составляются в 4-х экземплярах. Три экземпляра описи передаются в архив вместе с делами, на каждом экземпляре проставляется отметка о принятии дел на постоянное хранение. Четвертый экземпляр описи вместе с актом приема передачи остается в архивном подразделении организации.

Если при приеме документов выявлены расхождения между итоговыми записями в описи и фактическим количеством дел, передаваемых на хранение, то в каждом экземпляре описи делается новая итоговая запись, в которой отражается фактическое количество имеющихся в наличии дел и перечисляются номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также отражаются в графе «Примечание» в акте приема-передачи дел на государственное хранение. К акту прилагается справка фондообразователя, в которой указываются причины отсутствия дел.

Организация обязана принять меры по розыску отсутствующих дел и привлечению должностных лиц, виновных в их отсутствии, к ответственности.

Прием документов на хранение в архивное учрежение оформляется Актом приема-передачи, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архивном учреждении, а второй остается в деле фонда в архиве организации. Акт заполняется  ответственными работниками архивного учрежеднеия, который осуществил прием документов. Акт подписывается лицами, которые осуществили прием передачу дел, утверждается руководителем организации и руководителем Госархива (архивного учреждения), заверяется печатями.

Доставляются документы в архив транспортом и за счет организации, которая эти документы сдает.  Поэтому перед сдачей документов согласовываем день приема документов

Контактные телефоны отдела хранения, учета и справочного аппарата Госархива ЛНР – 58-06-28